El correo electrónico es sin duda el medio de comunicación uno a uno que más información transporta hoy en día. Es importante para mantener la comunicación en oficinas, comunidades y a nivel personal. Ha estado con nosotros desde hace muchos años sin embargo muchas personas no saben usarlo adecuadamente o no tienen consideración hacía los demás al usarlo, es por esto que he decidido escribir 10 reglas de “etiqueta” para el uso adecuado del correo electrónico que considero que mejorarían bastante la experiencia si fueran aplicadas:

1.- Ser claro y conciso

Algunas personas recibimos mucho correo electrónico al día y agradecemos que se le de a éste un uso moderado. Si puedes resolver las cosas con una llamada ¡hazlo!. Si es necesario el correo electrónico por favor trata de comunicar de forma clara y concisa el mensaje, la mayoría de las cosas que necesitas decir pueden expresarse en tres líneas y en menos de 200 caracteres.

2.- Deja la reverencia para otra ocasión

Cuantos de nosotros recibimos todos los días correos de trabajo que empiezan:

“Sr. Fulanito, PRESENTE, en atención a su solicitud tengo el gusto de mandarle la información solicitada la cual encontrará en el presente como un archivo adjunto. Es mi sincero deseo que encuentre la mencionada información útil para los fines de este proyecto… bla bla bla bla… Esperando que este correo lo encuentre bien y que la información haya sido de utilidad me reitero siempre a sus órdenes. Firma”

Esto es una pesadilla, va totalmente en contra de los mensajes concretos, sencillos y eficientes que se necesitan al enviar correo electrónico. Por favor deja la reverencia de lado y ve al grano:

“Te envió adjunta la información solicitada. Si necesitas otra cosa avisame, quedo a tus ordenes.”

3.- Ortografía y gramática

El otro extremo es el de la gente que manda mensajes por correo electrónico compuestos de puro slang, contracciones de palabras e iniciales que a aveces ni ellos saben que significan como LOL, FYI, BTW, TQM, etc.

Entre más clara sea la escritura será más fácil que el receptor entienda el mensaje.

4.- No enviar archivos mayores a 2MB

El correo electrónico usa protocolos diseñados para trasladar pequeños paquetes de información, especialmente texto, no son el medio ideal para enviar o recibir archivos grandes. Cuando necesites enviarle a alguien un archivo mayor a 2MB por favor súbelo a un servidor y solo envía el link de descarga. Hay una infinidad de servicios web gratuitos y aplicaciones para que cualquiera sin ninguna capacitación previa pueda hacer esto: CloudApp, Droplr, Dropbox, Upload Robots, MediaFire, MegaUpload, etc..

Lo que pasa es que cuando me envías un archivo de varios megas por correo mi cliente de correo electrónico se queda tratando de descargarlo y no me deja leer otros correos que llegaron despues del tuyo, además la velocidad de descarga es muy baja, en cambio si me envías un link yo puedo elegir cuando descargar el archivo y la velocidad es mejor.

5.- Firmas

Lo acepto, yo he cometido este pecado en el pasado, he puesto imágenes en la firma de mi correo electrónico, esto esta mal. El objetivo de la firma en un correo electrónico es precisamente indicar quien lo esta escribiendo, tener ahí una imagen con el logotipo de una empresa u otra imágen no proporciona información útil y solo hace que el correo sea más pesado, además la imágen casi nunca sale bien en la mayoría de clientes de correo y servicios web y acaba como un archivo adjunto generando confución.

Otras cosas que deben evitarse en las firmas son mensajes ajenos al asunto tratado en el correo, por ejemplo frases celebres, oraciones u otras cosas que a muchas personas les gusta añadir en sus firmas. Leyendas como “Evita imprimir este correo electrónico…” o los avisos legales que advierte que “la información en ese correo es confidencial, bla, bla, bla”, no sirven para nada, son basura.

La información ideal para poner en una firma son el nombre y alguna otra información de contacto como número telefónico o sitio web.

6.- BCC y Reply to all

Cuando envies correo a un grupo de personas la mejor forma de hacerlo es poniendo las direcciones en el campo de “Blind copy” (BCC) ya que de esta forma quienes lo reciben no pueden ver las otras direcciones a las que fue enviado el correo, a muchas personas no nos gusta que nuestra dirección de correo aparezca en esos mensajes, lo cual nos lleva a otro problema, mucha gente al responder un mensaje usa el botón de “Reply to all” con lo que su respuesta llegará no solo a quien envió el correo sino también a todos los que lo recibieron. Esta función y la función de copia (CC) son muy útiles cuando se usan adecuadamente, por ejemplo para trabajar en colaboración con un grupo de personas, pero cuando no es el caso por favor haz un uso adecuado del correo electrónico.

7.- Nombres apropiados

En el nombre del correo se debe describir de forma muy breve de que se trata el mensaje, esto permite al receptor filtrar de forma rápida cuales mensajes son más urgentes. Los nombres como “Hola” o “Saludos” no dan ninguna pista de si el mensaje es importante o no, personal o de trabajo. También es bueno evitar que en una secuencia de mensajes el nombre pierda significado, por ejemplo un correo que ha sido enviado y respondido varias veces puede terminar con este nombre:

RE: RE: FWD: RE: Información solicitada

Cuando en este punto de la conversación el tema ya no es la información solicitada sino la fecha de entrega de un trabajo, por lo que el nombre debería ser:

Fecha de entrega

8.- Texto, texto, texto

El texto es la forma más “maleable” de información que existe, he encontrado muy útil que al enviar información que es texto se envíe como tal dentro del mensaje del correo elecrónico en lugar de ser enviado en un documento .doc o .pdf como archivo adjunto en el documento ya que esto solo crece el tamaño del mensaje haciéndolo más pesado y dando paso a problemas como la posibilidad de que el receptor no pueda abrir el archivo. Por otro lado si el texto se manda dentro del mensaje podrá ser copiado y pegado en la aplicación de preferencia del receptor.

9.- Formato:

El uso de cierto formato como letras negritas, itálicas o viñetas es justificado en algunas ocasiones, sin embargo algunas personas usan el formato como juego y en ocasiones nos llegan correos con un fondo verde fosforecente y letras azules claras. NO.

10.- Cadenas:

Muchas personas solo usan su correo electrónico para mandar y recibir cadenas de correo con fotos de gatitos tiernos, imágenes de accidentes morbosos, chistes o pornografía. Aunque no lo crean a muchas personas nos desagrada recibir varios de estos mensajes diario en nuestra bandeja de entrada, usamos el correo electrónico como una herramienta de productividad y estas cadenas representan basura tan molesta como el correo SPAM.

Los amantes de las cadenas pueden ser más educados y preguntar a sus contactos de correo a quien le interesa recibir este tipo de mensajes, entonces pueden hacer un grupo con esos contactos y mandarles solo a ellos la basura que los demás no queremos. Todos contentos.