Me considero un minimalista, no por preferencias estéticas como muchos sino porque me gusta la sencillez, me gusta lograr lo máximo empleando lo mínimo. Soy el tipo de persona que al tomar una clase no toma notas y si necesito recordar algo en especial prefiero solo anotar una palabra, más tarde leer esa palabra me permitirá recordar que era lo que debía investigar o hacer. Cuando escribo textos de trabajo me gusta mantenerlos lo más sencillos y simples que se puede, me fastidia lo que llamo paja, texto de relleno cuya única función es engordar los documentos con señalamientos redundantes haciendo uso de un léxico técnico o formal con el propósito de hacer ver más profesional a quien lo escribió. Creo firmemente que la riqueza de un documento no está en su número de páginas sino en la calidad y relevancia de su contenido. Soy igual al desarrollar sitios web, mi eterna pelea es convencer a mis clientes de eliminar información que no es necesaria, lo veo como contaminación visual en el sitio. El minimalismo en una forma de vida.
Quienes me conocen saben que soy también un coleccionista, concepto que podría sonar totalmente opuesto a un minimalista y si, quizá en ocasiones lo sea. No soy coleccionista porque me dedique a coleccionar algo específico sino que me gusta coleccionar todo. Me gusta tener toda la discografía de los artistas que me gustan, me gusta tener todas las imágenes conocidas de cierto artista urbano, me gusta coleccionar software, me la vivo descargando y comprando software que no necesito por el puro gusto de probarlo. Me gusta recolectar todas las cosas que veo en la web que me parecen interesantes, me gusta tomar fotos de todo, me gusta registrar cosas. Incluso mantengo un registro fotográfico de mis comidas favoritas, esas aplicaciones para iPhone me han hecho más adicto al arte de coleccionar y registrar todo.
Como pueden imaginarse mi lado minimalista esta constantemente peleando con mi lado coleccionista. Por lo menos en mi vida digital el minimalismo siempre gana, ya que más allá de un estilo o preferencia representa para mi una herramienta de trabajo. El minimalismo digital lleva a ahorrar espacio de almacenaje, utilizar menos recursos y tener una mejor organización. ¿A cuantas personas conocen que no pueden encontrar archivos en su propia computadora?, ¿cuantas personas viven agobiadas por el desorden de archivos en su escritorio de la computadora?
Esta breve guía para el minimalismo digital se centra en como simplificar y organizar el flujo de trabajo en una Mac, sin embargo muchas cosas se pueden aplicar a dispositivos iOS o incluso otros sistemas operativos. Esta guía es simplemente el resultado de mi experiencia de varios años refinando cada vez más y más la productividad en mi flujo de trabajo, no soy ningún gurú pero algunos de estos consejos pueden resultarle útiles a alguien.
1.- Escritorio vacío. Una de las cosas que me encantan de mi Mac es la posibilidad de tener un escritorio totalmente vació. Siento que el escritorio no es el lugar adecuado para guardar archivos, es más bien un lugar transitorio donde a veces en necesario poner documentos para trabajar con ellos pero no para conservarlos ahí.
El escritorio de mi Mac es un reflejo de mi lugar de trabajo físico. Cuando diseñamos nuestra oficina actual decidimos amueblarla en base a la colaboración, es por eso que en lugar de escritorios individuales tenemos una mesa de madera grande, como para juntas, en la que todos podemos trabajar y recibir clientes u otros visitantes para reunirnos con ellos. En la mesa de madera hay dos lamparas de metal y fuera de eso solo se ven nuestras MacBooks, iPads, y uno que otro papel con el que estamos trabajando en ese momento. Al final del día la mesa siempre queda vacía, todos tenemos nuestro espacio en un mueble para guardar nuestras cosas y el objetivo es que la mesa siempre este libre de papeles. De la misma forma funciona el escritorio de mi Mac, solo pongo archivos ahí de forma temporal asegurándome siempre antes de poner a dormir mi maquina que el escritorio quede vació.
Tengo en el Dock una carpeta llamada “ToReview” en donde meto todas las cosas que debo revisar después pero el escritorio siempre debe quedar vacío. Lo que pasa es que los archivos en el escritorio se convierten en una plaga, una vez que dejas a uno vivir ahí empiezan a llagar más y más y cuando menos lo esperes tendrás un escritorio atiborrado de archivos y nos sabrás donde más ponerlos.
Incluso los discos duro o flexibles nunca aparecen en mi escritorio, he desactivado esa opción en las preferencias generales del Finder para que el escritorio siempre este vació.
2.- Depuración de archivos viejos. Es común que acumulemos una gran cantidad de archivos en nuestros discos duros que no deben estar ahí, son archivos viejos y que ya no sirven o no nos acordamos que existen. Yo lo que hago es que tengo un disco duro externo en el que meto los archivos viejos para borrarlos de mi disco duro, por ejemplo si tengo varias carpetas de proyectos que ya terminaron hace más de un mes las comprimo en formato Zip y les antepongo la palabra “[OLD]” en el nombre para pasarlas al disco duro externo y las borro de mi Mac. El objetivo es tener solo los archivos con los que estoy trabajando actualmente y lo viejo tenerlo guardado donde no estorba.
Esta depuración hay que llevarla a cabo constantemente para identificar todos los archivos que ya no están en uso y almacenarlos fuera de la Mac.
3.- Orden y limpieza en el sistema de archivos. Después de deshacerse de los archivos viejos se puede re-ordenar el sistema de archivos asegurándose de que hayan carpetas con nombres descriptivos para cada tipo de archivo. Yo tengo en el caso de los proyectos de trabajo una carpeta para cada cliente y adentro de ésta una carpeta para cada proyecto así como una llamada “info” donde guardo toda la información de ese cliente que no pertenece a un proyecto específico.
Otro ejemplo es una carpeta de proyectos de desarrollo personales que tengo organizada con carpetas para cada lenguaje (c, html, ruby, ruby on rails, css, xml). Tengo además carpetas para ciertos tipos de archivos que son recurrentes para mi, por ejemplo tengo una carpeta llamada “LearningResources” donde guardo todos los manuales y tutoriales que tengo.
Al momento de organizar el sistema de archivos se pueden detectar muchos archivos que son basura y que podemos borrar de nuestro disco duro. Entre menos archivos tengamos mejor podremos organizarlos y encontrarlos más tarde.
4.- De archivos separados a una base de datos. Otra práctica que he encontrado muy útil es meter cuantos archivos sea posible dentro de bases de datos, esto ayuda a simplificar aún más el sistema de archivos. Se puede crear una base de datos con características muy específicas usando FileMaker o incluso una muy sencilla con Bento.
Una herramienta que me ha servido mucho es Evernote, todos los archivos que puedo meter ahí los tengo guardados en cuadernos especiales y ya no están dentro de mi sistema de archivos. Por ejemplo, guardo copias de mis documentos personales de identificación y esas copias las tengo en Evernote. Cada que pago la renta de mi departamento conservo una copia escaneada de la ficha de deposito y esas copias las tengo en la aplicación. Lo mismo hago con un gran banco de imágenes que tengo para usar en páginas web, en lugar de tener las imágenes en carpetas las tengo dentro de Evernote.
5.- Disminuir el número de aplicaciones. A veces tenemos varias aplicaciones que hacen lo mismo, es recomendable elegir la mejor y usar solo esa. Al tener menos aplicaciones podemos ahorrar mucho espacio del disco duro y eficientar nuestro sistema. Por ejemplo yo antes tenía una aplicación para guardar notas, una para almacenar imágenes de trabajo, otra para guardar enlaces, otra para guardar PDFs y otra para mis notas de la universidad. Esas 5 aplicaciones fueron sustituidas por una sola, Evernote, que además me permite tener sincronización con mi iPad y iPod y tener un respaldo en la nube o acceder a mis archivos desde cualquier computadora con acceso a internet.
Todas las aplicaciones que no se usan con frecuencia pueden eliminase, en realidad solo las conservamos por que pensamos que quizá algún día las vamos a necesitar. La realidad es que si no las hemos usado en dos meses no tiene sentido conservarlas, hay que borrarlas y en el peor de los casos, si llegamos a requerirlas podemos volverlas a instalar. Una aplicación muy útil para esto es AppZapper, que además de servir para borrar aplicaciones con todas sus preferencias y librerías nos permite ver cuales son las aplicaciones que no se han usado en determinado tiempo, por ejemplo 2 meses.
6.- Cuidar las aplicaciones de inicio. Existen aplicaciones que se abren automáticamente cada vez que iniciamos nuestra sesión, esas aplicaciones se pueden ver en las preferencias del sistema, en cuentas. Muchas aplicaciones al momento de instalarse se ponen en esta lista y eso provoca que tengamos muchas aplicaciones abiertas que ni siquiera estamos usando.
Teniendo menos aplicaciones abiertas podemos tener un sistema más rápido.
7.- Aprovechar las aplicaciones del sistema. El sistema operativo tiene algunas aplicaciones muy prácticas que podemos aprovechar, por ejemplo TextEdit y Stickies. En muchas ocasiones estas dos aplicaciones pueden evitarnos el usar programas más pesado como los de Office. En lo personal trato de escribir siempre usando archivos de texto simple (.txt) ya que los puedo sincronizar con una gran variedad de aplicaciones en el iPad y iPod a través de Dropbox además de poder compartirlos con usuarios de otros sistemas operativos.
Dentro de TextEdit y Stickies se pueden embeber imágenes, enlaces, archivos de sonido y video, son un contenedor ideal y ligero.
8.- Un Dock limpio es un dock sano. El Dock es una navaja de dos filos, puede ser de mucho provecho pero también puede ser un gran estorbo, especialmente por la tentación que nos causa el contar con una aplicación nueva cuyo icono quedaría perfecto como un adorno en el mismo. He visto a personas con decenas de iconos en el Dock, todos miniaturizados y cada vez que van a lanzar una aplicación tienen problemas para encontrar el icono. La idea del Dock no es convertirse en un trabajo sino ahorrarnos trabajo, yo trato de mantener únicamente las aplicaciones que siempre tengo abiertas, como iTunes, Sparrow y Chrome. Entre más limpio se pueda tener al Dock más cumplirá con su función. Para tener acceso casi instantáneo a cualquier aplicación uso Quicksilver, que es gratuito y es sin duda la mejor aplicación para abrir aplicaciones.
9.- Barras de herramientas sencillas. Una de las cosas que me encantan de las aplicaciones para Mac es la posibilidad de modificar las barras de herramientas de las mismas, adecuándolas a nuestros gustos y necesidades. Un ejercicio que hago con todas las aplicaciones es simplificar lo más posible la barra de herramientas, dejando en ella solo los iconos de las funciones que uso constantemente y deshaciéndome de aquellos que no uso o que uso a través de atajos del teclado.
10.- Ocultar iconos de la barra de menú. Muchas aplicaciones que usamos están diseñadas para trabajar de forma oculta mientras usamos nuestra Mac. Las aplicaciones como TextExpander funcionan de esta forma y en las preferencias de las mismas es posible ocultar tanto el icono del Dock como el icono de la barra de menú manteniendo un Dock limpio y una barra de menú sin tantas distracciones.
Algunas aplicaciones como Twitter para Mac o aplicaciones de correo electrónico tienen iconos de la barra de menú que nos avisan de nuevos mensajes, me he dado cuenta de que esos avisos suelen ser una enorme fuente de distracción que merma la productividad ya que normalmente llaman tu atención cuando estas concentrado en un trabajo y provocan que interrumpas el mismo para ver el mensaje.
La barra de menú ideal tendrá tan pocos iconos como sea posible, es conveniente hacer un ejercicio de depuración de las aplicaciones que se alojan ahí para dejar solo las que realmente usamos.
11.- Automatizar para simplificar. La automatización de ciertas tareas o procesos dentro de nuestro sistema puede ayudarnos a simplificar mucho nuestro flujo de trabajo logrando con un comando del teclado o un click lo que antes nos tomaba varias acciones. La automatización siempre es buena cuando logra que tengamos el mismo resultado con menos pasos.
El sistema operativo Mac OS X cuenta con algunas herramientas que permiten automatizar muchas de nuestras tareas frecuentes, quienes logran dominar estas herramientas consiguen una gran velocidad y un mínimo esfuerzo al hacer su trabajo.Entres las herramientas mencionadas esta el uso de Apple Script para los más geeks que permite automatizar una gran variedad de tareas con la complejidad que sea necesaria, pero no hace falta programar los scripts ya que en internet hay una gran cantidad de estos que pueden descargarse de forma gratuita para usar con nuestras aplicaciones favoritas. Otra herramienta muy útil es Automator, que básicamente nos permite hacer scripts a través de una interface gráfica y “compilarlos” (lo digo de forma figurativa) a manera de pequeñas aplicaciones. Por último una de mis herramientas favoritas se encuentra en las preferencias del sistema, específicamente en las preferencias del teclado ya que desde ahí podemos crear nuestros propios atajos para todas las aplicaciones del sistema logrando con comandos del teclado activar los menús que requiramos.
Una de mis herramientas favoritas, aunque no esta incluida en el sistema operativo, para automatizar específicamente en el caso del texto y el código es TextExpander.
12.- No automatizar de más. Aunque la automatización es buena puede haber un punto en que sea mala. Hay algo que yo llamo “sobre-automatización” que para mi es el deseo de automatizar todo a tal extremo que se tratan de automatizar tareas que no lo necesitan. Como se mencionaba en el punto anterior la mejor señal de una buena automatización es cuando nos permite lograr el mismo resultado siguiendo menos pasos, pero cuando la automatización en sí implica más trabajo es “sobre-automatización”. Con la “sobre-automatización” me refiero en general a buscarle una solución digital a un problema que no existe o no la requiere.
Hay muchos ejemplos de la “sobre-automatización” pero uno que veo frecuentemente es que en las listas de tareas pendientes, algunas personas especifican a tal grado las tareas que resulta inpractico, por ejemplo: “Buscar dirección de correo electrónico de mi cliente”, “Escribir correo electrónico a mi cliente para pedir cita”, “Enviar correo electrónico a mi cliente”. Parece de risa pero muchas veces caemos en la tentación de hacer las cosas más complicadas de lo que deben ser, en este caso hubiera sido más práctico solo escribir “Enviar correo electrónico a mi cliente”, ya que este paso supone que antes ya buscaste la dirección y lo escribiste, no hay necesidad de escribir esos pasos y además es probable que en el tiempo que estuviste escribiendo el pendiente hubieras podido enviar el correo electrónico, no lo escribas, hazlo. Solo escribe pendientes cuando por alguna razón no los puedes hacer en ese momento, las listas de tareas llegan a tener tantos pendientes que se vuelen agobiantes y en lugar de hacer lo que debemos hacer estamos usando el tiempo en escribirlo.
Otro buen ejemplo de “sobre-automatización” son las aplicaciones que nos crean la necesidad de llevar a cabo una labor que antes no hacíamos, por ejemplo, últimamente abundan las aplicaciones para hacer inventarios de las cosas que tenemos en nuestra casa, muebles, aparatos, ropa, etc. Incluso se puede registrar el código de barras y número de serie. Esto lo único que hace es agregarnos un trabajo extra, no nos quita trabajo nos da más trabajo, es la antítesis de la simplificación, es tratar de automatizar una tarea que ni siquiera hacíamos manualmente. Como mencionaba en la introducción, soy un coleccionista y si llevo algunos registros pero cuido que sean de cosas relevantes y que me sirvan, por ejemplo no me sirve hacer un inventario de mi ropa porque si quiero elegir que ponerme solo tengo que abrir el closet y ver que hay adentro. Por otro lado tengo muchas películas y resulta práctico llevar un inventario en Delicious Library para revisar que películas tengo y puedo publicar el inventario en línea para compartirlo con mis amigos. Hay muchas aplicaciones para iPhone que permiten registrar todo tipo de cosas, yo básicamente solo me preocupo por registrar mi peso y mis visitas al gimnasio, yo soy el que elige que es relevante y que no, no me comprometo a un nuevo trabajo solo por usar la aplicación.
13.- Trabajar en pantalla completa. Actualmente muchas aplicaciones cuentan con un modo de pantalla completa que permite una vista más concentrada evitando distracciones de otras aplicaciones, este artículo lo estoy escribiendo en Byword, un procesador de texto que funciona en pantalla completa eliminando distracciones.
Con el próximo sistema operativo de Mac, Lion, veremos cada vez más aplicaciones que usan pantalla completa, el concepto funciona igual que en iOS, usar una aplicación a la vez. Mientras tanto podemos sacar provecho a las aplicaciones con este modo como Byword, Pages, Scrivener, Aperture o Chrome y las que no tienen un modo de vista especial pueden agrandarse para ocupar toda la pantalla y aunque no se eliminan todas las distracciones si la mayoría.
Trabajar en pantalla completa permite concentrarse mejor y dejar fluir la inspiración.
14.- Depuración constante. Es necesario hacer una depuración contante del sistema, almacenar los archivos viejos fuera de nuestra Mac, borrar la basura, ordenar nuestro sistema de archivos, depurar las aplicaciones. Esta depuración constante nos puede dar la oportunidad de darle mantenimiento a nuestro equipo.
Yo una vez a la semana hago depuración y le doy mantenimiento a mi Mac usando Onyx y CleanMyMac. También e encontrado que una buena práctica es borrar el disco duro cada 6 meses, eso da oportunidad de solo reinstalar las aplicaciones más esenciales y borrar mucha basura.
15.- Vivir libre de papel. Desde hace unos años me propuse vivir libre de papel, es muy raro que yo imprima algo, solo lo hago cuando es absolutamente esencial, también es muy raro que escriba o dibuje algo en papel, el iPad me permitió abandonar por completo los cuadernos aunque aún tengo un par de Moleskines, solo por la nostalgia.
Vivir libre de papel es una transacción entre el minimalismo físico y digital. Todo lo que por algún motivo tengo en papel lo digitalizo y lo guardo en Evernote. Si por ejemplo alguien me tomo un recado en la oficina que incluye datos como un teléfono y un nombre para comunicarme tomo una fotografía del papel y lo elimino, conservando la copia digital para futuras referencias. Lo mismo se puede hacer con las tarjetas de presentación, hay incluso aplicaciones dedicadas a esto en el iPhone, pero no se necesitan aplicaciones especiales ya que se puede tomar la fotografía con Evernote, que además reconocerá el texto en las mismas.
16.- Viajar ligero. Trasladando la simplicidad al mundo físico es importante siempre viajar ligero, cuando nuestra Mac es portátil. Yo uso un backpack para transportar mi Mac y con el tiempo se ha ido haciendo cada vez más pequeño. Antes cargaba todos los cables y accesorios y con el tiempo fui cargando cada vez menos cosas hasta llegar al día de hoy, solo cargo la computadora, el cargador, el cable para conectar mis dispositivos con iOS y el iPad. Este backpack no lo traigo conmigo para todos lados, solo para transportar mis cosas a la oficina el lunes y para regresarlas a mi casa el viernes, durante la semana cuando tengo que llevar mi Mac a algún lado la transporto en un pequeño maletín de tela que hace las veces de funda para cuando la meto en el backpack, este pequeño maletín es del tamaño exacto de la computadora, es casi como si le pusiera asas a la misma, es muy ligero.
La mejor forma que he encontrado de viajar ligero es sustituyendo a mi Mac con mi iPad para tantas tareas como sea posible, de hecho mi Mac casi siempre esta en la oficina y lo que traigo siempre conmigo es el iPad, en él puedo hacer casi todo y lo transporto en una pequeñas bolsa que se puede cargar en el hombro, solo el iPad y un stylus.