En el 2011 escribí una entrada de este blog llamada 10 reglas de etiqueta para usar el correo electrónico, mi motivación fue la frustración que siento ante la forma en la que mucha gente usa el correo electrónico, sin sentido común o criterio e incluso podría argumentarse sin respeto, por ejemplo en casos en los que envían un mensaje masivo exponiendo las direcciones de correo electrónico de las personas incluidas en el mensaje.
Ahora es tiempo de establecer algunas reglas de etiqueta para las teleconferencias, que son una de las formas de interacción más frustrantes y cuyo uso –así como la frustración provocada– se ha amplificado en el contexto del confinamiento (escribo esta entrada en medio de la gran pandemia del 2020). Son cosas muy obvias, muy lógicas, pero aún así la mayoría de la gente no las toma en cuenta. Si lees estas reglas de etiqueta y te das cuenta de que no sigues alguna de ellas, no temas, estás a tiempo de corregir tu conducta. Si conoces a alguien que no las sigue, sé un buen amigo o amiga y compártele esta información. Es más, cada que programes una teleconferencia envíale estas reglas a tus compañeros de trabajo, amigos o familiares para tratar de que la experiencia de interactuar a distancia sea más disfrutable y productiva.
1.- Preparación
Por alguna razón, cada que inicio una teleconferencia me da la impresión de que los asistentes, que tienen conocimiento del evento con días de anticipación, han sido tomados por sorpresa, arrebatados inesperadamente de sus muchas actividades y arrojados sin explicación frente a una computadora para iniciar una llamada de la que aparentemente no tienen conocimiento y cuyos temas desconocen; además desde luego de no tener idea de la tecnología involucrada ni de cómo funciona su propia computadora. Todo esto se evita con preparación. Si vas a tener una teleconferencia por favor prepárate para que al momento de iniciar estes listo, no empieces a prender la computadora en la hora de la llamada o empieces a tratar de investigar por qué tu micrófono o tus bocinas no funcionan. ¿Qué tengo que preparar? preguntas desconcertado. Bueno, ya que no tienes idea de las cosas obvias que uno debería tener listas te comparto a continuación algunas ideas:
- Cerciórate de que tu computadora está encendida y tiene conexión a internet (así es, necesitas estar conectado a internet).
- Asegúrate de que tienes el enlace para entrar a la teleconferencia y de que tienes la aplicación necesaria de ser el caso.
- Prueba que tu cámara, tu micrófono y tus bocinas sirven, la mayoría de aplicaciones tienen manera de probar esto o si no abre alguna aplicación como FaceTime y haz tu propia prueba.
- Ten a la mano todo lo que vayas a necesitar, ya sean archivos de tu computadora, pestañas del navegador abiertas, tus notas, un vaso de agua, lo que sea.
- Ve al baño antes.
- Si no estás sólo por favor avísale a quienes están contigo que vas a tener una teleconferencia y que no quieres ser interrumpido además de que, aunque no lo creas, todos los ruidos y voces de quienes están cerca se oyen y todos los que participamos en la teleconferencia vamos a estar escuchándolos.
- Busca el lugar adecuado para tener la llamada, una habitación cerrada, un lugar aislado o donde sea que no haya ruido ni distracciones.
Todo esto deberías prepararlo por lo menos 10 minutos antes de iniciar la llamada, de forma que puedas iniciar puntualmente sin problemas. Algunas cosas, como asegurarte de que tienes el enlace de acceso, deberías tenerlas resueltas con mayor anticipación.
2.- Elige el dispositivo adecuado
A todos nos ha pasado que algún asistente de la teleconferencia decidió que era buena idea conectarse desde su móvil. Si se trata de una llamada de trabajo, ¿por qué elegirías conectarte desde tu dispositivo personal y no desde el que usas para el trabajo? Donde están tus archivos, calendario y demás. Cuando alguien comparte su pantalla para presentar un documento o demostrar algo, estos individuos que graciosamente pensaron que estar conectados desde su teléfono era una buena idea, descubren horrorizados que no alcanzan a ver nada, y en ocasiones tienen la ocurrencia de expresar su molestia de no poder ver nada de lo que los demás, conectados desde nuestras computadoras estamos comentando.
3.- Puntualidad
¿Cuál es el pretexto para llegar tarde a una teleconferencia? ¿el tráfico? ¿no encontrabas estacionamiento? ¿la persona de recepción no te daba acceso a tu propia oficina o tu casa? Seguramente llegaste tarde por no cumplir con el punto 1 (Preparación) o simplemente por descuidado (también relacionado al punto 1) o irresponsable; y todos, todos los que estamos participando en la llamada sabemos que en el mejor de los casos eres una persona descuidada y en el peor eres irresponsable.
4.- Uso de cámara
Existe un dicho que reza “a donde fueres haz lo que vieres”. Si entras a una teleconferencia y las demás personas están usando cámara tú tienes que usar tu cámara, es una cuestión de respeto. El que los demás estemos mostrando nuestra cara y tu permanezcas oculto en un rincón cual vouyerista es inaceptable. Igualmente, si nadie está usando cámara no seas el único con cámara y nos sometas a estar viendo sólo tu cara todo el tiempo que dure la llamada.
¿Cámara o no cámara? he ahí el dilema. Por lógica usar cámara es mejor ya que provee información más completa, los participantes no estamos limitados a escuchar sólo una voz del otro lado de la computadora sino que podemos ver cuando alguien habla y recibir información a través de su lenguaje corporal. Por otro lado, si no se tiene una buena conexión a internet el uso de la cámara sólo entorpecerá la comunicación.
5.- Cómo presentar
Si vas a presentar algo en pantalla sería lógico que tengas el archivo o lo que sea que vayas a mostrar preparado y que estés listo para empezar a compartir tu pantalla, esto debió haberse hecho durante la preparación. Es buena idea que sólo muestres la pantalla o ventana que es de relevancia para el grupo o que tengas tu pantalla libre de cosas que no son de interés para los demás o que no deseas mostrar.
Es importante recordar que al transmitir tu pantalla existe un pequeño retraso, entonces debes asegurarte de hacer pausas o dar suficiente tiempo para que todos vean y entiendan lo que estás presentando en pantalla. Por ejemplo si estás diciendo “aquí” y estás posicionando tu cursor en alguna parte para mostrar algo, de entrada sería útil que dijeras “aquí donde tengo el cursor” (porque sólo “aquí” tiene muchas interpretaciones) y que lo movieras un poco para que sea fácil distinguir su posición, pero además debes esperar unos segundos para que todos lo alcancen a ver. Si dices “aquí donde tengo el cursor” e inmediatamente lo mueves a otro lado puede que el audio de tu voz y lo que se está viendo en pantalla no estén sincronizados y vas a provocar una confusión.
Asegúrate de que todos están siguiéndote a lo largo de la presentación, cada ciertos minutos pregunta si todos pudieron ver lo que presentaste o si hay dudas, ya que a través de la cámara es difícil determinar si todos pudieron ver y entender todo lo que mostraste.
Algo importante que hay que tomar en cuenta es que todos estarán participando en la teleconferencia con distintas computadoras y distintos tamaños de pantalla. Debes tomar esto en cuenta ya que cuando presentes tu pantalla el resto de los participantes la verán a una escala adaptada al tamaño de sus pantallas. Supongamos que estás presentando en una pantalla de 27 pulgadas, si otro participante está usando una pantalla de 13 pulgadas lo que va a pasar es que toda la información de tu pantalla grande se mostrará compactada en su pantalla chica, es decir, cada elemento visual se verá más o menos a un cuarto del tamaño que tú lo ves. Entonces las letras, que para ti son legibles, para esta otra persona estarán a un cuarto del tamaño y serán ilegibles. ¿Cómo solucionar esto? Yo recomiendo que nunca presentes toda tu pantalla sino una ventana en específico –todas las aplicaciones que conozco, que son muchas, permiten esta opción– y esa pantalla hazla de un tamaño que consideres el de una laptop. Siguiendo el ejemplo anterior si tu pantalla es de 27 pulgadas presenta en una ventana que ocupe más o menos un cuarto de tu pantalla, lo cual para una persona en una pantalla de 13 pulgadas representará más o menos el tamaño completo de su pantalla.
6.- Silencio
No creo que sea difícil entender que para que una persona pueda hablar los demás deben estar en silencio, ¿verdad? Y sabemos –lo mencionamos en el punto uno– que si hay ruido en el lugar en el que estás todos podemos escucharlo: a las otras personas que están contigo, a tus hijos, a tus perros, al camión del gas que va pasando por afuera de tu casa, al señor que vende tamales y va gritando en la calle, a la vecina que está regañando a su hijo por burro, esa televisión encendida en el fondo, el sonido de tu teclado o el click de tu mouse porque estás haciendo algo en vez de poner atención, tus bostezos y demás. Entonces, ¿por qué no pones tu micrófono en silencio, en mute? En cualquier teleconferencia el estándar es estar en todo momento en mute, y cuando tengas que hablar desactivas el mute, hablas y lo vuelves a activar. Una vez más porque sé que no a todos les queda claro, el estándar es estar en todo momento en mute, y cuando tengas que hablar desactivas el mute, hablas y lo vuelves a activar. Y lo vuelves a activar. Y lo vuelves a activar.
También no falta el o los que se les pregunta algo y no dan respuesta y se les vuelve a preguntar y hay otro largo silencio y en eso ya contestan diciendo “ah es que estaba en mute”. De verdad operar una de estas plataformas no es tan complicado como lanzar un satélite al espacio, si te lo propones, tú, sí hasta tú, eres capaz de operar el botón de mute.
7.- No hablar encima de los demás
Esto desde luego que no requiere explicación ¿verdad?
8.- Pon atención
Cuando los demás estén hablando y/o presentando por favor pon atención. Sabemos que hay muchas distracciones, sabemos que quieres escuchar el chisme de la vecina regañando a su hijo o quieres saber de que sabor son los tamales que vende el señor que va pasando por tu calle pero estás en la teleconferencia para poner atención en lo que se está diciendo. Son innumerables las veces en las que explico algo en una teleconferencia y me llaman o escriben al día siguiente preguntando lo mismo que expliqué.
9.- Usa el internet sólo para la teleconferencia
Es injustificable que en la actualidad haya gente con conexiones a internet lentas. De hecho es increíble que existan paquetes de servicio de internet con distintas velocidades cuando lo lógico sería que exista sólo una velocidad, la mayor velocidad posible. Sin embargo todos tenemos el compañero de trabajo, el cliente o proveedor que tiene todavía uno de esos paquetes de internet de hace 15 años con velocidades que apenas dan para ver imágenes. A estas personas me dirijo en este punto. Mientras estás en la teleconferencia no puede haber otro uso para tu internet, porque es tan poquito el que tienes que no te va a alcanzar. No puedes estar viendo videos de YouTube, ni descargando música, ni nada más que la teleconferencia. Tu esposo no puede estar viendo Netflix, tu hija no puede estar subiendo sus historias de Instagram, tu lavadora inteligente no puede estar conectándose a internet para descargar una actualización de software. Todo el poquito internet que tienes debes emplearlo únicamente en la teleconferencia, es la vida que escogiste con ese paquete de internet.
10.- Al igual que las juntas, las teleconferencias muchas veces no son necesarias
Yo creo que más de la mitad de las teleconferencias en las que participo se podrían haber evitado, hubiera sido suficiente mandar un correo electrónico, un mensaje o incluso hacer una llamada únicamente entre dos personas. Programa una teleconferencia sólo cuando sea necesario. ¿Cómo puedes saber que es necesario? preguntas. A continuación algunos criterios:
- No es un tema entre dos sino entre un grupo de personas que deben interactuar.
- Es necesario presentar algo en pantalla.
- Hay que tratar un tema tan complejo que escribirlo en un correo electrónico tardaría más de una hora, por lo tanto es productivo emplear una hora en una teleconferencia.
- Se necesita la participación y retroalimentación de todo el grupo de personas.
Si lo que necesitas tratar no cumple con estos criterios hazte un favor y hazle un favor a los demás, no programes una teleconferencia.