Existen una gran cantidad de aplicaciones de productividad tanto para Mac como web y para iOS. Al hablar de aplicaciones de productividad me refiero a todas las que participan en el flujo de trabajo de manejo de información, es decir son capaces de generar, almacenar y organizar información. Desde aplicaciones para tomar notas o procesar texto hasta las que sirven para la organización de imágenes o planeación de eventos y proyectos.
El que sean aplicaciones de productividad no quiere decir que sean aplicaciones de trabjo, pueden tener como propósito el satisfacer un hobby o actividad recreativa pero el común denominador es que permiten hacer cosas de forma más productiva. Como ejemplo esta iTunes que permite ser más productivo en el manejo de archivos de música, video, libros e incluso aplicaciones ya que permite organizar, clasificar, buscar y mover estos medios.
Me llama la atención este tema porque todos de una u otra forma usamos aplicaciones de productividad, ya sea para trabajo, planeación de proyectos personales, listas de pendientes o de compras, almacenaje y lectura de libros o novelas gráficas, etc.
Pensando en las aplicaciones de productividad que más uso y que más me gustan he descubierto que las mejores aplicaciones de productividad reunen tres características básicas:
- Sincronización: Esta característica permite que sincronicemos nuestra información entre distintos dispositivos o instancias de la aplicación, por ejemplo una Mac, un iPad, un iPhone y un servicio web. Entre más automatizada y libre de fricción es la sincronización más productiva es la aplicación, las mejores aplicaciones son aquellas que no requieren que el usuario realice la sincronización manual y esta se da sin notarlo cada vez que hay un cambio.
- Formatos estándar: Si la información se encuentra en formatos estándar será más fácil que podamos compartirla o extraerla de la aplicación y además se asegura un soporte continuo de dichos formatos. Algunos ejemplos de formatos estándar que las aplicaciones usan para tratar con la información son (txt, html, gzip, jpeg, png) en el caso de archivos de audio y video existe un gran debate ya que los formatos estándar no son formatos abiertos pero los más comúnes en los que preferiría guardar mi información son (mp4, mp3, flac, mov, aiff).
- Exportación y extracción: Algo muy importante es tener la posibilidad de extraer la información de la aplicación de tal forma que ésta pueda ser leída por otras aplicaciones. Por ejemplo, existen aplicaciones que permiten respaldar la librería de datos de la misma pero esta se encuentra en un formato de base de datos que no se puede interpretar con otros programas. En el caso de aplicaciones como iPhoto o Aperture las librerías se pueden abrir para extraer de ellas las imágenes sin necesidad de la aplicación. Otro caso fabuloso es el de Evernote que permite exportar las notas en formato html el cual puede ser leido por multiples aplicaciones.
Contar con estas tres características le da al usuario la seguridad de que:
- tendrá la información que necesita en cualquiera de sus dispositivos,
- la información podrá seguir siendo usada a mediano o largo plazo sin importar la existencia de la aplicación,
- podrá retirar su información en cualquier momento sin perderla al dejar de usar la aplicación.
Un gran consejo es siempre buscar estas tres características en cualquier aplicación de productividad que compren, de otra forma podrán terminar como tantos usuarios de PC que sin Microsoft Office no pueden hacer absolutamente nada, dependen de la aplicación para acceder y usar su información. Esta realidad casi inpensable es más común de lo que se cree y deja a los usuarios en total dependencia de los desarrolladores y el soporte que se le de a la aplicación.